المكاتب الخاصة(المكاتب المغلقة)

المقدمة:-

المكاتب الخاصة(المكاتب المغلقة):
المكتب الخاص هو حجرة متكاملة الجدران و الأبواب ضمن المبنى العام وأن
كانت مستقلة ومميزة ، ويخصص لكبار المسئولين بالمنظمة كل على حدة أو
بعض العاملين بها والذين تتطلب أعمالهم استقلالهم على حد ما عن باقي حجرات
أو مكاتب العمل وقد تشترك معه السكرتارية في الحجرة أو تكون بالحجرة الملحقة.
العرض:-

دواعي أنشاء المكاتب الخاصة:
المكانة الوظيفية: تقديراً لمكانة كبار المسؤلين في المنظمات واحتراما لخبرتهم الطويلة في العمل التي يمكن الاستفادة الفعالة منها إذا ما توفرت له عناصر الهدوء والاستقلالية والخصوصية إلى جانب الأهمية العالية لاعمالهم وما يتداول من المستندات والاتصالات التي يقومون بها فيوفر جواً من ثقة لهؤلاء المسؤلين في المنظمة أو المنظمات الاخرى بشأن اتفاقات أو تعاقدات أو غيرها من الاعمال الهامة.
التركيز في الأعمال: مثل الدراسات والبحوث والاستشارات وأعمال التخطيط وإعداد التقارير الهامة وما يماثلها من الاعمال التي تحتاج لتوفير أكبر قدر من البعد عن مصادر الإزعاج وتجنب ما من شأنه قطع أو تعطيل سلسلة أفكارهم في ما هو أمامهم من أعمال تحتاج لكل الانتباه و الدقة والتأكل والروية لأهمية وخطورة ما يترتب عليها من آثار.
الاعمال السرية: لكل منظمة استرار عملها وخفاياه و الجميع مسؤلون عن المحافظة عليها ، وحتى تساعد المنظمة على ذلك فأنها توفر للقائمين بهذة الاعمال في المقابلات والاتصالات والمداولات وما تتطلبه هذة الاعمال من الاحاطة بالسرية والكتمان وعدم تمكن العاملين من الاطلاع على هذة المطبوعات.
رغبة العاملين: بالإضافة الى رغبة الرؤساء يرغب بعض العاملون بوجود رؤسائهم في مكاتب خاصة ليتمكنو من شرح ظروفهم وعرض مشاكلهم الخاصة أو التقدم بطلبات خاصة وهذة الاشياء لا توفر للعاملين امكان القيام بها في ظل نظام المكتب المفتوح وإذا اراد الرئيس توجيههم لما يحدث من أخطاء أو تأنيبهم عليها فيودون أن يكون بعيداً عن أنظار الزملاء وعلى أنفراد.
مشاكل المكاتب الخاصة:-
تختص المكاتب الخاصة بحوالي من 2-10 أمثال ما تستوعبه المكاتب المفتوحة من المساحة المخصصة للمبنى.
صعوبة الأشراف على الموظفين المرؤوسين لوجود فواصل وجدران و حواجز متعددة تحجب الرؤية على الرئيس خارج الحجرة التي تكون مقراً لمكتبه.
عدم المرونة في التصميم المتضمن ذاك النوع من المكاتب مما يصعب معه قابلية لى تعديل وما يترتب على ذلك من ارتفاع تكلفة المبنى للزيادات في الإنشاءات أو إجراءات الهدم والإزالة و التعديل.
تعقيد مشكلتي الإضاءة والتهوية إذ تحجب جدرانها العالية الضوء الطبيعي عن بقية المكاتب .
عرقلة سير وتدفق إجراءات العمل وظهور معوقات للتسليم والتوقيعات على الأوراق المتبادلة كما أن الاتصالات تصبح أكثر صعوبة لوجود هذه الحواجز واطرار اطراف الاتصال بذا الجهد وضياع الوقت .